Patienten-Umfrage
22. Dezember 2021

Paracelsus-Einkauf ist ausgezeichnet

„Schrittmacher Award“ des Finanzdienstleisters und Technologiepartners CHG-MERIDIAN würdigt die Einführung der neuen App-basierten Bestellplattform bei Paracelsus als Best Practice für agiles Arbeiten.

Osnabrück, 21.12.2021 Den „Schrittmacher Award“ hat das Team des Zentralen Einkaufs um Projektleiterin Anjali Sherlin Menezes der Paracelsus Kliniken erhalten. Mit dem Award würdigt CHG-MERIDIAN Projekte, die zur agilen Transformation im Krankenhaus beitragen. Überzeugen konnte Paracelsus mit der Implementierung einer digitalen Bestellplattform, die in Zusammenarbeit mit dem Unternehmen COMED GmbH entwickelt wurde

„Hohe Anpassungsfähigkeit und agiles Projektmanagement sind für Krankenhäuser der Zukunft unabdingbar. Mit dem Schrittmacher Award zeichnen wir deshalb Projekte aus, die in besonderer Weise agile Arbeitsprozesse nutzen“, erklärt Peter Krause, der bei CHG-MERIDIAN den Bereich Healthcare Technologies leitet. Ziel des Awards ist es, als vorbildlich definierte Projekte sichtbar zu machen.

„Aus unserer Sicht sollten Krankenhaus-Manager:innen parallel zur digitalen Transformation im eigenen Haus auch agile Strukturen integrieren, denn die agile ergänzt die digitale Transformation sehr gut“ erläutert Peter Krause die Hintergründe des Awards. Beides sind essenzielle Voraussetzungen für den Wandel im Gesundheitswesen.

Gemeinsam mit der Entwicklerfirma COMED, Spezialist für Supply-Chain-Management- und E-Commerce-Lösungen im Gesundheitswesen, stellte man sich bei Paracelsus der Aufgabe, eine moderne und konzernweit einheitliche und verbindliche Bestellplattform zu implementieren. Hunderte von Lieferanten, eine heterogene dezentrale Einkaufsstruktur und händisch zu pflegende Excellisten mit tausenden von Einzelposten waren die Ausgangslage, mit der sich das Einkaufsteam konfrontiert sah. Zwei Jahre später ist eine Vielzahl der Lieferanten im System erfasst und per Schnittstelle eingebunden. Alle Standorte mit Kliniken und ambulanten Einrichtungen arbeiten mit dem System; Schränke, Lagerräume, Verbrauchsmaterialien, OPs und weitere Bereiche sind mit Barcodes ausgestattet, um per Scanner bestellen zu können. Bei einer Prozedur wird darüber hinaus der Verbrauch direkt in der KIS Patientenakte dokumentiert, die Nachbestellung erfolgt direkt. Das gesamte System ist in der Anwendung App-basiert, eine enorm anwenderfreundliche Vorgehensweise. „Mit der neuen Bestellplattform erfassen wir den Bedarf genau da, wo er entsteht, und zwar vollständig digitalisiert“, erklärt Projektleiterin Menezes.

Schnell aus Fehlern lernen

Für den Erfolg des Projekts waren zwei Faktoren entscheidend: Zum einen die enge Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter COMED, der eine umfangreiche und bedarfsorientierte Konfigurationsleistung des vorhandenen COMED-Systems ablieferte, so dass die finale Anwendung als Blaupause für die gesamte Klinikbranche hierzulande dienen kann. „Mit COMED haben wir einen Partner gefunden, der im nahezu täglichen Abstimmungsprozess unsere Bedarfe genau erfasst hat und mit uns Schritt für Schritt in die Umsetzung gegangen ist, bis es passte“, lobt Leiter Einkauf Florian Distler den agilen Charakter der Zusammenarbeit zwischen Systemanbieter und Klinikkonzern.

Zweiter Erfolgsfaktor war die Entscheidung von Anjali Sherlin Menezes, nach sorgfältiger Datenanalyse schnell in die konkrete Anwendung des neuen Systems einzusteigen. Man startete mit einem Pilotprojekt an einem Klinikstandort und bezog dabei von Anfang an alle relevanten Berufsgruppen mit ein. Neben dem zentralen Einkaufsteam waren es IT-Projektleiter Mike Ehlting vom IT-Team der Unternehmenszentrale und Daniel Nischt mit dem Projektteam von der Firma COMED, die die technische Umsetzung ermöglichten. An den Standorten waren Mitarbeiter aus den Bereichen Einkauf, Lager, OP-Pflege, Stationspflege und Klinikleitung Teil des agilen Teams, die zu unterschiedlichen Prozessschritten eng eingebunden waren. „Die Kompetenz und die Rückmeldungen zu konkreten Anwendungserfordernissen waren entscheidend für die Ausgestaltung. Von diesem Input hat das Projekt enorm profitiert und schlussendlich zum Erfolg geführt“, erklärt Projektleiterin Menezes.

Und macht auf eine entscheidende Herangehensweise beim agilen Arbeiten aufmerksam: „Statt einer „theoretisch-perfekt-alles-auf-einmal-Umstellung“ samt damit verbundener längerer Entwicklungszeit, haben wir uns entschieden, konsequent entwickelte Module im System zu verwenden und mit den weniger komplexen Standorten anzufangen. Und dann mit weiteren Standorten von höherer Komplexität und weiteren Modulen fortzufahren. In diesem Prozess haben wir schnell gelernt, uns besser auf den nächsten Go-Live vorzubereiten, konnten so direkt aus unseren Fehlern lernen und das System und den Prozess zunehmend verbessern“, erklärt sie.

„Dank der Skalierbarkeit der neuen mobile App und dem starken Teamwork mit den Paracelsus Kollegen und Kolleginnen konnte eine schlüsselfertige Lösung in jeder Klinik für die gesamte Gruppe erfolgreich ausgerollt werden“, ergänzen die Knipps-Brüder, Inhaber des Familienunternehmens in zweiter Generation.

Mitte Dezember reiste Peter Krause von CHG-MERIDIAN gemeinsam mit seinem Kollegen Martin Keunecke in die Paracelsus Konzernzentrale, um den Schrittmacher Award persönlich zu übergeben. In einer kleinen Ansprache dankte Anjali Sherlin Menezes vor allen Dingen ihrem gesamten Team, das neben einem zehnköpfigen Kernteam zwischenzeitlich bis zu hundert Mitarbeiter:innen umfasste, die an der erfolgreichen Implementierung beteiligt waren.